PLANO DE AÇÃO PARA CONDOMÍNIOS

Planejamento estratégico é a forma pela qual as empresas definem seus objetivos e a forma como irão alcançá-los.
Em se tratando de condomínio, a falta de objetivos definidos por um plano de gestão pode ocasionar uma série de dificuldades e prejuízos ao todo, especialmente pela falta de continuidade de projetos importantes, ao passo que o síndico fica livre para atuar como melhor lhe convier.

Por essa razão, o plano de ação – ou plano diretor – é de suma importância para que o síndico tenha uma gestão transparente e organizada: tanto síndico quanto condôminos terão conhecimento sobre os objetivos da gestão e quais ferramentas serão utilizadas para alcançá-los.

Portanto, a melhor forma de definir um plano diretor é desenvolvê-lo em conjunto pelo sindico e os condôminos, com aprovação por assembleia antes de entrar em vigor.

Para o síndico, isso significa atuar priorizando o que é mais importante para o condomínio, sem espaço para achismos.
Para os condôminos, o plano de ação lhes dá a garantia de que o trabalho do síndico será guiado pela real necessidade dos moradores, permitindo-lhes também acompanhar a evolução da gestão do síndico, se está sendo satisfatória ou não.

O planejamento da gestão é importante em todo e qualquer condomínio.

Mesmo os prédios de pequeno porte almejam eficiência na gestão do síndico, que só é efetivada por meio de um trabalho planejado e com diretrizes claras e bem definidas.

A SK estrutura seu plano de gestão:

(1) Entendendo a situação do condomínio: fazemos uma avaliação acerca a saúde financeira, estrutural, física e de segurança do condomínio. Ouvimos os moradores para entender seus principais anseios e os pontos deficientes do condomínio;

(2) Definindo objetivos claros: com os resultados em mãos, para cada problema ou situação, estabelecemos as metas a serem alcançadas. Levamos em consideração as prioridades do condomínio e definimos os objetivos de curto, médio e longo prazo;

(3) Divulgando e aprovando o plano de ação: é importante que o plano diretor seja analisado e aprovado em assembleia, a fim de dar transparência e segurança aos condôminos;

(4) Praticando a governança: é a operacionalização do plano de ação. Utilizando as ferramentas disponíveis, garantimos o cumprimento do plano, como definido e aprovado;

(5) Monitorando o plano de gestão: novamente, a participação dos condôminos é fundamental como fiscalizadores da execução do plano de gestão.

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GOVERNANÇA

A governança é a estruturação da atuação do síndico, com base no plano de ação estabelecido.
O síndico utilizará as ferramentas disponíveis para operacionalizar o plano diretor, como acompanhamento mensal do orçamento elaborado e do efetivamente gasto; manutenção corretiva e preventiva dos equipamentos; controle de inventário fixo e rotativo para facilitar o controle e otimização das compras e reposições.

É importante que o síndico dirija, monitore e incentive os envolvidos em seu processo de gestão – moradores, conselho, administração, prestadores de serviços, fornecedores, funcionários e demais interessados -, alinhando o interesse da coletividade com a finalidade de preservar e otimizar a valorização patrimonial a longo prazo, para longevidade do bem comum.

Para que uma boa governança condominial seja possível, é fundamental que alguns princípios sejam seguidos:

• Planejamento: definir o plano de ação a ser seguido;
• Responsabilidade corporativa: zelar pela viabilidade e a saúde econômico-financeira, prezando sempre por melhorar o modelo condominial implantado (aspectos sociais, quadro de funcionários, manutenção do patrimônio, sistemas de controle e de segurança);
• Transparência: disponibilizar informações de interesse dos condôminos, não só aquelas decorrentes de leis, da convenção ou do regimento interno;
• Equidade: garantir tratamento justo e igualitário a todos os condôminos, funcionários, prestadores de serviços e fornecedores, priorizando o bom relacionamento e a solução de conflitos;
• Prestação de contas: o síndico e os membros eleitos devem atuar de forma diligente, clara e precisa, dentro dos limites legais. Todos respondem civil e criminalmente por atos de má gestão;
• Controles internos: criar padrões e procedimentos para tornar eficiente a gestão de pessoas e dos recursos condominiais;
• Gestão colaborativa: atuar em conjunto com o conselho, promovendo reuniões regulares com seus membros;
• Gestão integrativa: viabilizar a participação dos moradores na definição das prioridades e metas do plano de ação e na fiscalização da execução do plano aprovado em assembleia;
• Sistema de compliance: estar em conformidade com as leis vigentes e as normas internas condominiais, mitigando riscos durante a gestão.  

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ATUAÇÃO EM COMPLIANCE

Nunca os termos transparência, ética, anticorrupção, prestação de contas e ficha limpa foram tão citados como nos tempos atuais. Por isso, muito tem se falado na importância do compliance nos processos de gestão. Por essa razão, o compliance é um instrumento importante de governança.

Baseado na Lei Antissuborno, ele pressupõe estar de acordo com as leis e os regulamentos internos e externos de determinada empresa. No ambiente condominial, a inserção de um processo de compliance objetiva seguir rigorosamente o que estabelecem as leis vigentes, além das normas internas condominiais, especialmente no que diz respeito ao tratamento com funcionários, prestadores de serviços e fornecedores.

Isso porque não raro encontramos situações que envolvem suborno nos condomínios. Entende-se como suborno os atos de facilitação em troca de vantagem, não necessariamente de natureza pecuniária.

É o famoso “agradecimento” em forma de doações, favorecimentos, comissões, recompensas, presentes, retribuições, prêmios, pagamentos, entre outros benefícios. Por isso, a SK acredita que, muito além de uma lei, o compliance dentro do condomínio é um processo que envolve valores éticos e morais: é a ação pensada no coletivo. E, portanto, torna-se imprescindível o envolvimento do próprio síndico, moradores, funcionários e prestadores de serviço para que as práticas que regem o compliance sejam cumpridas.

Com o compliance, atuamos em três frentes:

Prevenção de qualquer prática que leve ao entendimento de suborno, irregularidade ou corrupção nos serviços prestados pelo condomínio
Detecção de ações irregulares, corruptas ou de suborno
Resposta e correção por meio de medidas disciplinares a quem violar as regras de boa conduta.

Para que isso seja possível, a SK é compliance!

Iniciamos nossa gestão elaborando um plano de ações e orçamentário que atenda às necessidades e expectativas do condomínio. Com a aprovação do plano diretor em assembleia e, com a cooperação dos membros do conselho, esse plano é colocado em prática. Usamos como referência as normas aplicáveis, como o Código Civil, a lei nº 4591/64, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e as convenções coletivas de trabalho da categoria. Também adotamos as diretrizes definidas na convenção condominial, no regulamento interno e nas decisões aprovadas em assembleia, observando as regulamentações de órgãos como prefeituras, Receita Federal, SEGUR, Corpo de Bombeiros e ABNT.

Sempre com ética, idoneidade e transparência.

O movimento do compliance é contínuo. Portanto, para que seja possível prevenir, detectar, responder e corrigir, o conjunto de regras deve ser conhecido e aplicado por todos os envolvidos.
A SK elabora um manual de boas práticas direcionado a cada grupo: funcionários, prestadores de serviço, fornecedores e condôminos.

Também temos o manual de procedimentos para a contratação de prestadores de serviços, compras de produtos e materiais de uso do condomínio, privilegiando a clareza, principalmente, na prestação de contas com os moradores. Esses documentos são entregues para cada grupo, tão logo nossa gestão se dê início.